In ziekenhuizen wordt de strijd om talent tegenwoordig niet meer alleen bij het ondertekenen van het contract gevoerd. Die begint al veel eerder : tijdens de stage-ervaring in het ziekenhuis.
Uw employer brand in de gezondheidszorg wordt namelijk niet alleen op sociale media opgebouwd. Die wordt vanaf de eerste stagedag direct in de gangen van uw afdelingen opgebouwd.
Voor het ziekenhuispersoneel is de constatering tweeledig. Enerzijds blijft het beheer van stages te vaak een administratieve hindernisbaan (verloren e-mails, meerdere Excel-tabellen, telefoons die maar blijven rinkelen), anderzijds is elke stagiair die slecht wordt ontvangen een potentiële toekomstige medewerker die de instelling misloopt.
Dit verband is direct en meetbaar : 78% van de studenten zegt dat het gevoel dat ze welkom zijn bepalend is voor hun motivatie om zich in te zetten. Een goed onthaal verandert een passieve toeschouwer in een gemotiveerde speler.
Als de ontvangst daarentegen te wensen overlaat of niet bestaat, is de boodschap die wordt ontvangen hard. De student voelt zich eerder getolereerd dan geïntegreerd. Deze negatieve ervaring laat een onuitwisbare indruk achter en zet toekomstige zorgverleners ertoe aan zich te richten op instellingen die hen vanaf de eerste dag hebben gewaardeerd.
De oplossing : een gebruiksvriendelijk hulpmiddel dat administratieve chaos omzet in een kans om personeel te werven.
Weg met het bij benadeel : centraliseren voor een beter beheer
Voor stagecoördinatoren is de mentale belasting enorm. Het beantwoorden van e-mails die van alle kanten binnenkomen, overeenkomsten valideren of achter handtekeningen aanrennen is tijdrovend.
Maar naast het administratieve beheer is het echte uitdaging het evenwicht in de praktijk. Het blindelings of in Excel beheren van capaciteiten en quota leidt onvermijdelijk tot ongewenste situaties. Overbelaste afdelingen waar teams geen tijd meer hebben om studenten in de zorg te begeleiden, of omgekeerd, gemiste leermogelijkheden in onderbenutte afdelingen.
Interneo functioneert als een verkeerstoren :
- Standaardisatie : alle aanvragen komen op dezelfde plaats binnen, in hetzelfde formaat. Het is niet langer nodig om onvolledige e-mails te ontcijferen.
- Nauwkeurige controle van de bezettingsgraad : u bepaalt uw werkelijke opvangcapaciteit (quota) per dienst. Gedaan met studenten die aankomen in een afdeling die hen niet verwachtte of die al overvol is.
- Herverdeling van de stromen : door scholen in realtime inzicht te geven in de beschikbare plaatsen, bevordert u een natuurlijke egalisatie. Studenten worden doorverwezen naar afdelingen waar vraag naar is, in plaats van zich op te stapelen in dezelfde afdelingen.
- Tijdwinst : onze gebruikers melden een vermindering van de administratieve werktijd met wel 80%. Deze gewonnen tijd kunt u opnieuw investeren in de fysieke opvang en begeleiding van studenten.
- Garantie van een beschikbare mentor : dit is de pijler van de aantrekkelijkheid van het ziekenhuis. Door overbelasting van de diensten te voorkomen, garandeert u elke stagiair een team dat beschikbaar is om hem of haar waardig te ontvangen en een kwalitatief hoogstaand leerproces te verzekeren.
Het doel is niet om de mens door de machine te vervangen. Integendeel, het gaat erom de machine de administratieve taken te laten uitvoeren, zodat de mens zich kan bezighouden met wat hij het beste kan : ontvangen, begeleiden en opleiden.
Spreken met Generatie Z : de zorgverleners van morgen aantrekken
De studenten van vandaag hebben hoge verwachtingen. Ze tolereren geen onduidelijkheid of last-minute organisatie meer. Daarom zijn onboarding en zelfs pre-boarding cruciale momenten voor een succesvolle stage.
Een uitnodiging die de dag ervoor wordt ontvangen of een slordig onthaal zullen worden gezien als alarmsignalen over de kwaliteit van het werk in uw ziekenhuis. Het gebruik van een speciale onboarding-app zal daarentegen een positief beeld geven van uw ziekenhuis. Het zal uw toekomstige studenten geruststellen over hun stage-ervaring in het ziekenhuis.
Ons Interneo-platform biedt een vlotte ervaring, vergelijkbaar met de sociale apps die ‘Gen Z’ dagelijks gebruikt.
- De student is een actieve deelnemer: hij krijgt zijn toegangscodes, bekijkt zijn roosters en informatie over zijn stageplaats op zijn smartphone nog voordat hij aankomt.
- De student krijgt vertrouwen: hij weet waar hij heen moet en bij wie hij terecht kan. Deze transparantie vermindert zijn angst en geeft onmiddellijk het beeld van een modern en georganiseerd ziekenhuis.
- De student wordt gewaardeerd: uw personeel, dat geen planning meer hoeft te maken, kan zich rustig concentreren op het menselijke aspect van de ontvangst. De stagiair voelt zich niet langer een administratieve last voor de afdeling die hem zal opleiden.
De ervaring is dubbel zo voordelig. Uw personeel kan zich rustiger concentreren op de fysieke ontvangst van de studenten, terwijl deze zich verwacht en gewaardeerd voelen door de afdeling die hen tijdens hun stage zal begeleiden.
De aantrekkelijkheidsfactor : uw geheime wapen bij het werven van personeel
De stage mag niet langer louter een pedagogische verplichting zijn, maar moet een wederzijdse proefperiode worden.
Te vaak komt er een uitstekende stagiair bij uw diensten werken, maar gaat die informatie verloren. Zes maanden later, wanneer u personeel aanwerft, bent u zijn naam vergeten en bent u dus een zeer goede kandidaat voor uw teams kwijtgeraakt.
Dit is een constatering die bij onze partnerinstellingen steeds weer terugkomt: de frustratie dat veelbelovende profielen vertrekken omdat er geen tools zijn om ze tijdig te herkennen. Juist om dit verlies aan talent tegen te gaan, hebben we de Attractiviteitsmodule van Interneo ontwikkeld. Hiermee kunt u uw pool van stagiaires omzetten in een pool van kandidaten :
- Beoordeling en tagging : met een paar muisklikken kunnen mentoren een student aanmerken als “high potential” of als iemand die zich bijzonder goed heeft geïntegreerd in de waarden van het team.
- Matching : aan het einde van een cyclus kan HR de database filteren om prioritair contact op te nemen met voormalige stagiaires die positieve beoordelingen hebben gekregen.
- Loyaliteit : een voormalige stagiair aannemen betekent iemand aannemen die de werkplek, de teams en de protocollen al kent. De onboarding verloopt dus sneller en het risico op verloop is kleiner.
Kortom, u werft niet langer op basis van een cv, maar op basis van praktijkervaring. Door gebruik te maken van deze gegevens, die rechtstreeks uit de praktijk komen, verandert u een pedagogische verplichting in een strategisch kanaal voor HR-werving en activeert u een krachtige hefboom om jonge afgestudeerden te behouden.
Het is de meest betrouwbare methode om stabiele teams op te bouwen : zorgverleners aannemen die al voor u hebben gekozen en die uw teams al hebben goedgekeurd.
Conclusie
Tegenwoordig is de stage-ervaring in het ziekenhuis cruciaal voor uw organisatie: het is een barometer. Een ziekenhuis dat goed voor zijn stagiaires zorgt, is een ziekenhuis dat zorgverleners zal aantrekken.
Met Interneo biedt Opal Solutions u niet alleen planningssoftware. Wij bieden u de mogelijkheid om uw studentenstroom op een rustige manier te beheren, zodat u de best mogelijke stage-ervaring kunt garanderen en uw toekomstige rekrutering veilig kunt stellen.
Klaar om uw stages om te zetten in een troef voor uw aantrekkelijkheid ?
